Na koji način osluškujete mišljenje zaposlenih o procesima u kompaniji?
U dosadašnjoj praksi u kompaniji Saga, kako bismo čuli šta zaposleni misle o procesima u organizaciji, koristili smo različite vrste anketa kojima smo sticali opštu sliku o datoj temi. Svake godine anketom ispitujemo zadovoljstvo zaposlenih, na osnovu koje sagledavamo aspekte kojima su zaposleni zadovoljni, kao i one u kojima postoji prostor za unapređenje.
Kako bismo produbili uvide dobijene anketom, odlučili smo da razgovaramo direktno sa zaposlenima, da ih pitamo za mišljenje o procesima u kojima se pokazalo da ima mogućnosti za poboljšanjem i na taj način ih uključimo u redizajniranje procesa. Da bismo navedeno sproveli u delo, odlučili smo da tehniku fokus grupa primenimo u HR-u.
O fokus grupama
Fokus grupe predstavljaju kvalitativnu istraživačku tehniku koja podrazumeva seriju grupnih razgovora sa učesnicima, tokom kojih se diskutuje o unapred definisanoj temi. Fokus grupe se najčešće koriste u situacijama u kojima je potrebno da se tema istraživanja detaljnije ispita i razume na dubljem nivou. Potrebno je da tema fokus grupe bude jasno definisana, kao i da bude relevantna za ciljnu grupu koja će biti uključena u diskusiju kako bi učesnici bili motivisani da se prijave i podele svoja razmišljanja.
Prilikom odabira učesnika, važno je da oni imaju makar jedno zajedničko obeležje koje je relevantno za temu istraživanja npr. naša ciljna grupa bili su svi zaposleni u kompaniji Saga. Postoje različita viđenja autora na temu idealnog broja učesnika u fokus grupi, ali najveći broj istraživanja ukazuje na to da je idealan broj između 6 i 12. Pored samih učesnika, sastavni deo fokus grupe čine moderator koji vodi diskusiju i asistent moderatora čiji je zadatak da zabeleži što više informacija sa diskusije koje će se koristiti u daljoj analizi.
Učešće u fokus grupama u Sagi je bilo dobrovoljno, a grupe su formirane u zavisnosti od senioriteta zaposlenih i pripadnosti određenim sektorima, što su obeležja koja su bila relevantna za temu. Da bismo motivisali zaposlene da se priključe diskusiji, pružili smo im potrebne informacije o fokus grupama kao tehnici istraživanja, dinamici rada, kao i terminima održavanja. Pored toga, informisali smo ih o poverljivosti prikupljenih podataka koji će biti obrađivani na grupnom nivou i koji će u transkriptu i izveštajima biti prikazani anonimno.
Online vs. Offline fokus grupe
S obzirom na to da su tokom prethodne godine uslovi rada bili znatno izmenjeni zbog pandemije, organizacija fokus grupa je podrazumevala dozu fleksibilnosti kako bezbednost zaposlenih ne bi bila kompromitovana. U zavisnosti od epidemiološke situacije, grupe su bile organizovane uživo ili online, te je bilo potrebno brzo menjati dinamiku, strukturu i sadržaj grupe kako bismo se prilagodili preporučenom modalitetu rada.
Suština online i uživo fokus grupa se ne razlikuje, ali svaki modalitet ima svoje prednosti i nedostatke. Benefiti online grupe su mogućnost okupljanja učesnika koji su prostorno udaljeni, smanjenje troškova održavanja grupa jer nije potrebno zakupljivanje prostora, učesnici se javljaju iz njima prijatnog i poznatog okruženja te se smanjuje trema prilikom javnog izlaganja.
Sa druge strane, online metod rada ima svoja ograničenja, poput otežane grupne dinamike, težeg zapažanja neverbalnih znakova, problema tehničke prirode i moguće odbojnosti učesnika prema korišćenju tehnologija. Za koji god modalitet da se odlučite, važno je da prepoznate njegova ograničenja i da se trudite da se tokom održavanja grupa i obrade podataka negativni efekti minimizuju.
Na osnovu našeg iskustva, upoređujući podatke koje smo prikupili tokom online i uživo fokus grupa, nismo uočili značajnu razliku među njima – oba modaliteta su nam dala dovoljnu količinu informativnih podataka, a kolegama pružile priliku da se povežu i razmene svoje ideje. Važno je da napomenemo da su u trenutku organizovanja online grupa, zaposleni u Sagi već bili naviknuti na online platfome i rad od kuće i da samim tim nisu imali odbojnost prema online načinu rada.
Analiza dobijenih podataka
Za obradu prikupljenih podataka koristili smo mešovit oblik analize sadržaja, koji podrazumeva kvalitativnu i kvantitativnu analizu. U prvom koraku, tj. kvalitativnoj analizi smo prepoznali i definisali kategorije koje su se učestalo ponavljale u odgovorima učesnika. Zatim je usledila kvanitativna analiza, u okviru koje smo merili učestalost ranije definisanih kategorija u transkriptu.
Koristeći i kvantitativnu i kvalitativnu analizu dobijeni rezultati su opisni, detaljni i kontekstualno osetljivi, a kvantifikacija podataka omogućila nam je da podatke obrađujemo koristeći različite statističke metode.
Na osnovu dobijenih rezultata koji su bili bogati sadržajem, autentični i informativni, pristupili smo definisanju rešenja i predloga za unapređenje. Širina dobijenih podataka nam je omogućila da prepoznamo i teme na kojima bismo u budućnosti mogli da radimo.
Davanje povratne informacije učesnicima
U narednoj fazi, kada su definisani predlozi i akcije, važno je da se vratite svojim zaposlenima i podelite sa njima uvide do kojih ste došli, kao i predloge izmena koje su osmišljene na osnovu razgovora sa fokus grupa. Na ovaj način, kao što i istraživanja potvrđuju, zaposleni koji su participirali u donošenju odluka biće više motivisani da te odluke sprovedu u delo, kao i spremniji da se u narednom procesu ponovo priključe diskusiji.
Benefiti organizovanja fokus grupa u okviru organizacije
Benefiti održavanja fokus grupa su višestruki. Za početak, fokus grupa kao kvalitativna tehnika vam omogućava da prikupite podatke koji su opisni i koji će vam pružiti širu sliku i dublji uvid u temu, što biste teže postigli zadavanjem struktuiranih upitnika.
Pored razumevanja iskustva i potreba zaposlenih vezanih za datu temu, ukoliko ste otvoreni, prepoznaćete potencijalne nove teme koje se nameću kao bitne za dalja ispitivanja unutar kompanije.
Dodatno, organizujući fokus grupe, direktno angažujete zaposlene u kreiranju procesa u kompaniji koji bi odgovarali njihovim potrebama. Zaposleni imaju priliku da otvoreno iskažu svoje mišljenje, da čuju iskustva drugih, sagledaju širu sliku, što dovodi do toga da se osećaju uključeno i da budu motivisani za implementaciju procesa u čijem kreiranju su učestvovali.
Šta smo naučili tokom organizovanja fokus grupa u organizaciji
Tokom sprovođenja fokus grupa smo stekli nova znanja koja će nam biti korisna prilikom organizovanja narednih grupa. Ovo su neki od glavnih uvida do kojih smo došli:
- Prilikom pravljenja seta pitanja za fokus grupe važno je da se pitanja ograniče na ključna tj. ona koja su važna za temu, a da se oko njih dalje sa učesnicima razvija diskusija
- Važno je da moderator grupe bude stručan, neko ko poznaje grupne procese, ume da prilagodi pripremljen set pitanja toku razgovora, ima razvijene tehnike aktivnog slušanja i održava nepristrasnost vezano za temu fokus grupe
- Bitno je da se vodi računa o tome da svi članovi imaju jednake prilike da iznesu svoje mišljenje tj. da dominantni ne oblikuju diskusiju, kao i da percipirani status člana grupe ne utiče na diskusiju (efekat oreola)
- Kako članovi grupe imaju tendenciju da razmišljaju na sličan način radi održavanja koherentnosti grupe, važno je da se naglašava učesnicima da nije cilj grupe stvaranje konsenzusa, već razmena različitog iskustva
- Nakon sesija, moderatori će zapamtiti određenu količinu sadržaja, ali je za dalju analizu podataka neophodno da se napravi transkript koji je osnova za obradu podataka
- Tokom analize sadržaja, važno je da se sadržaju pristupi sa dozom radoznalosti, jer mogu da se prepoznaju problemi koji nisu bili tema trenutne fokus grupe, a dobra su polazna osnova za naredna istraživanja unutar organizacije.
Kada smo razmatrali ideju sprovođenja fokus grupa sa zaposlenima, nismo pretpostavljali koliko ćemo važnih uvida dobiti i kako će nam bogatstvo sadržaja dobijenog kroz diskusiju poslužiti kao polazna tačka za buduća istraživanja unutar kompanije.
Pored toga što smo na ovaj način prikupili informacije i razmišljanja zaposlenih na odabranu temu, smatramo da će nam ovi razgovori sa zaposlenima pružiti dugoročne benefite vezane za unapređenje procesa u Sagi. Dodatno, ovi razgovori su bili značajni i za zaposlene koji su u konstruktivnoj diskusiji sa kolegama predlagali nove i kreativne ideje za poboljšanja, a samim tim, osetili da proaktivno deluju na razvoj kompanije.
Reference:
Vidaković, T. (2012). Nematerijalne nagrade i njihov uticaj na motivaciju zaposlenih. Časopis za ekonomiju i tržišne komunikacije, II, 161-177.
Dubrovsky, V., Kiesler, S., & Sethna, B. (1991). The equalisation phenomena: Status effects in computer-mediated and face-to-face decision-making groups. Journal of Human-Computer Interaction, 13, 133– 152.
Litosseliti, L. (2004). Using focus groups in research. London, UK: Continuum.
Morgan, D. L. (1988). Focus group as qualitative research. Newbury Park, CA: Sage Publications Inc.
Mukherjee, N., Huge, J., Sutherland, W. J., Mcneill, J., Van Opstal, M., Dahdouh-Guebas, F., & Koedam, N. (2015). The Delphi technique in ecology and biological conservation: Applications and guidelines. Methods in Ecology and Evolution, 6, 1097– 1109.
Popadić, D., Pavlović, Z., & Žeželj, I. (2018). Alatke istraživača. Beograd: Clio
Autori:
Olivera Mrđenović, Junior HR konsultant, Saga d.o.o. Beograd
Sandra Stjepanović, HR konsultant, Saga d.o.o. Beograd
