Fokus grupe kao tehnika prikupljanja podataka u HR-u

Na koji način osluškujete mišljenje zaposlenih o procesima u kompaniji?

U dosadašnjoj praksi u kompaniji Saga, kako bismo čuli šta zaposleni misle o procesima u organizaciji, koristili smo različite vrste anketa kojima smo sticali opštu sliku o datoj temi. Svake godine anketom ispitujemo zadovoljstvo zaposlenih, na osnovu koje sagledavamo aspekte kojima su zaposleni zadovoljni, kao i one u kojima postoji prostor za unapređenje.

Kako bismo produbili uvide dobijene anketom, odlučili smo da razgovaramo direktno sa zaposlenima, da ih pitamo za mišljenje o procesima u kojima se pokazalo da ima mogućnosti za poboljšanjem i na taj način ih uključimo u redizajniranje procesa. Da bismo navedeno sproveli u delo, odlučili smo da tehniku fokus grupa primenimo u HR-u.

O fokus grupama

Fokus grupe predstavljaju kvalitativnu istraživačku tehniku koja podrazumeva seriju grupnih razgovora sa učesnicima, tokom kojih se diskutuje o unapred definisanoj temi. Fokus grupe se najčešće koriste u situacijama u kojima je potrebno da se tema istraživanja detaljnije ispita i razume na dubljem nivou. Potrebno je da tema fokus grupe bude jasno definisana, kao i da bude relevantna za ciljnu grupu koja će biti uključena u diskusiju kako bi učesnici bili motivisani da se prijave i podele svoja razmišljanja.

Prilikom odabira učesnika, važno je da oni imaju makar jedno zajedničko obeležje koje je relevantno za temu istraživanja npr. naša ciljna grupa bili su svi zaposleni u kompaniji Saga. Postoje različita viđenja autora na temu idealnog broja učesnika u fokus grupi, ali najveći broj istraživanja ukazuje na to da je idealan broj između 6 i 12. Pored samih učesnika, sastavni deo fokus grupe čine moderator koji vodi diskusiju i asistent moderatora čiji je zadatak da zabeleži što više informacija sa diskusije koje će se koristiti u daljoj analizi.

Učešće u fokus grupama u Sagi je bilo dobrovoljno, a grupe su formirane u zavisnosti od senioriteta zaposlenih i pripadnosti određenim sektorima, što su obeležja koja su bila relevantna za temu. Da bismo motivisali zaposlene da se priključe diskusiji, pružili smo im potrebne informacije o fokus grupama kao tehnici istraživanja, dinamici rada, kao i terminima održavanja. Pored toga, informisali smo ih o poverljivosti prikupljenih podataka koji će biti obrađivani na grupnom nivou i koji će u transkriptu i izveštajima biti prikazani anonimno.

Online vs. Offline fokus grupe

S obzirom na to da su tokom prethodne godine uslovi rada bili znatno izmenjeni zbog pandemije, organizacija fokus grupa je podrazumevala dozu fleksibilnosti kako bezbednost zaposlenih ne bi bila kompromitovana. U zavisnosti od epidemiološke situacije, grupe su bile organizovane uživo ili online, te je bilo potrebno brzo menjati dinamiku, strukturu i sadržaj grupe kako bismo se prilagodili preporučenom modalitetu rada.

Suština online i uživo fokus grupa se ne razlikuje, ali svaki modalitet ima svoje prednosti i nedostatke. Benefiti online grupe su mogućnost okupljanja učesnika koji su prostorno udaljeni, smanjenje troškova održavanja grupa jer nije potrebno zakupljivanje prostora, učesnici se javljaju iz njima prijatnog i poznatog okruženja te se smanjuje trema prilikom javnog izlaganja.

Sa druge strane, online metod rada ima svoja ograničenja, poput otežane grupne dinamike, težeg zapažanja neverbalnih znakova, problema tehničke prirode i moguće odbojnosti učesnika prema korišćenju tehnologija. Za koji god modalitet da se odlučite, važno je da prepoznate njegova ograničenja i da se trudite da se tokom održavanja grupa i obrade podataka negativni efekti minimizuju.

Na osnovu našeg iskustva, upoređujući podatke koje smo prikupili tokom online i uživo fokus grupa, nismo uočili značajnu razliku među njima – oba modaliteta su nam dala dovoljnu količinu informativnih podataka, a kolegama pružile priliku da se povežu i razmene svoje ideje. Važno je da napomenemo da su u trenutku organizovanja online grupa, zaposleni u Sagi već bili naviknuti na online platfome i rad od kuće i da samim tim nisu imali odbojnost prema online načinu rada.

Analiza dobijenih podataka

Za obradu prikupljenih podataka koristili smo mešovit oblik analize sadržaja, koji podrazumeva kvalitativnu i kvantitativnu analizu. U prvom koraku, tj. kvalitativnoj analizi smo prepoznali i definisali kategorije koje su se učestalo ponavljale u odgovorima učesnika. Zatim je usledila kvanitativna analiza, u okviru koje smo merili učestalost ranije definisanih kategorija u transkriptu.

Koristeći i kvantitativnu i kvalitativnu analizu dobijeni rezultati su opisni, detaljni i kontekstualno osetljivi, a kvantifikacija podataka omogućila nam je da podatke obrađujemo koristeći različite statističke metode.

Na osnovu dobijenih rezultata koji su bili bogati sadržajem, autentični i informativni, pristupili smo definisanju rešenja i predloga za unapređenje. Širina dobijenih podataka nam je omogućila da prepoznamo i teme na kojima bismo u budućnosti mogli da radimo.

Davanje povratne informacije učesnicima

U narednoj fazi, kada su definisani predlozi i akcije, važno je da se vratite svojim zaposlenima i podelite sa njima uvide do kojih ste došli, kao i predloge izmena koje su osmišljene na osnovu razgovora sa fokus grupa. Na ovaj način, kao što i istraživanja potvrđuju, zaposleni koji su participirali u donošenju odluka biće više motivisani da te odluke sprovedu u delo, kao i spremniji da se u narednom procesu ponovo priključe diskusiji.

Benefiti organizovanja fokus grupa u okviru organizacije

Benefiti održavanja fokus grupa su višestruki. Za početak, fokus grupa kao kvalitativna tehnika vam omogućava da prikupite podatke koji su opisni i koji će vam pružiti širu sliku i dublji uvid u temu, što biste teže postigli zadavanjem struktuiranih upitnika.

Pored razumevanja iskustva i potreba zaposlenih vezanih za datu temu, ukoliko ste otvoreni, prepoznaćete potencijalne nove teme koje se nameću kao bitne za dalja ispitivanja unutar kompanije.

Dodatno, organizujući fokus grupe, direktno angažujete zaposlene u kreiranju procesa u kompaniji koji bi odgovarali njihovim potrebama. Zaposleni imaju priliku da otvoreno iskažu svoje mišljenje, da čuju iskustva drugih, sagledaju širu sliku, što dovodi do toga da se osećaju uključeno i da budu motivisani za implementaciju procesa u čijem kreiranju su učestvovali.

Šta smo naučili tokom organizovanja fokus grupa u organizaciji

Tokom sprovođenja fokus grupa smo stekli nova znanja koja će nam biti korisna prilikom organizovanja narednih grupa. Ovo su neki od glavnih uvida do kojih smo došli:

Prilikom pravljenja seta pitanja za fokus grupe važno je da se pitanja ograniče na ključna tj. ona koja su važna za temu, a da se oko njih dalje sa učesnicima razvija diskusija
Važno je da moderator grupe bude stručan, neko ko poznaje grupne procese, ume da prilagodi pripremljen set pitanja toku razgovora, ima razvijene tehnike aktivnog slušanja i održava nepristrasnost vezano za temu fokus grupe
Bitno je da se vodi računa o tome da svi članovi imaju jednake prilike da iznesu svoje mišljenje tj. da dominantni ne oblikuju diskusiju, kao i da percipirani status člana grupe ne utiče na diskusiju (efekat oreola)
Kako članovi grupe imaju tendenciju da razmišljaju na sličan način radi održavanja koherentnosti grupe, važno je da se naglašava učesnicima da nije cilj grupe stvaranje konsenzusa, već razmena različitog iskustva
Nakon sesija, moderatori će zapamtiti određenu količinu sadržaja, ali je za dalju analizu podataka neophodno da se napravi transkript koji je osnova za obradu podataka
Tokom analize sadržaja, važno je da se sadržaju pristupi sa dozom radoznalosti, jer mogu da se prepoznaju problemi koji nisu bili tema trenutne fokus grupe, a dobra su polazna osnova za naredna istraživanja unutar organizacije.

Kada smo razmatrali ideju sprovođenja fokus grupa sa zaposlenima, nismo pretpostavljali koliko ćemo važnih uvida dobiti i kako će nam bogatstvo sadržaja dobijenog kroz diskusiju poslužiti kao polazna tačka za buduća istraživanja unutar kompanije.

Pored toga što smo na ovaj način prikupili informacije i razmišljanja zaposlenih na odabranu temu, smatramo da će nam ovi razgovori sa zaposlenima pružiti dugoročne benefite vezane za unapređenje procesa u Sagi. Dodatno, ovi razgovori su bili značajni i za zaposlene koji su u konstruktivnoj diskusiji sa kolegama predlagali nove i kreativne ideje za poboljšanja, a samim tim, osetili da proaktivno deluju na razvoj kompanije.

Reference:

Vidaković, T. (2012). Nematerijalne nagrade i njihov uticaj na motivaciju zaposlenih. Časopis za ekonomiju i tržišne komunikacije, II, 161-177.
Dubrovsky, V., Kiesler, S., & Sethna, B. (1991). The equalisation phenomena: Status effects in computer-mediated and face-to-face decision-making groups. Journal of Human-Computer Interaction, 13, 133– 152.
Litosseliti, L. (2004). Using focus groups in research. London, UK: Continuum.
Morgan, D. L. (1988). Focus group as qualitative research. Newbury Park, CA: Sage Publications Inc.
Mukherjee, N., Huge, J., Sutherland, W. J., Mcneill, J., Van Opstal, M., Dahdouh-Guebas, F., & Koedam, N. (2015). The Delphi technique in ecology and biological conservation: Applications and guidelines. Methods in Ecology and Evolution, 6, 1097– 1109.
Popadić, D., Pavlović, Z., & Žeželj, I. (2018). Alatke istraživača. Beograd: Clio