Malo ljudi zna da je sadašnji trend open space prostora zapravo povratak ideji iz prve polovine 20og veka, kada su modernističke arhitekte kao sto su Frank Lloyd Wright popularizovale ovaj koncept kao radikalnu ideju “rušenja zidova koji prave podele među ljudima.“
Korporacije, tada još uvek u fazi Taylorisma, su ovaj koncept preuzele iz finansijskih, a ne humanistickih razloga, i postepeno smanjivale razmake između stolova, uklanjale „nepotrebne“ estetske elemente i povećavale broj zaposlenih u jednoj prostoriji.
Ubrzo je ekstremni oblik open-space kancelarija sa karakterističnim nizovima gusto sabijenih radnih mesta postao norma.
Slika 1 – Frank Lloyd, incijalna ideja
Slika 2 – Tayloristicki model open space
U današnjoj eri znanja, prosečni zaposleni tokom svog života provede 13 godina i 2 meseca u kancelariji. Kada razgovaramo o značaju radnog prostora, to su najčešće teme bezbednosti na radu i uticaja na zdravlje zaposlenih.
Ono o čemu se ređe razgovara je kako radni prostor u organizacijama može biti moćan alat za postizanje strateških ciljeva jedne kompanije ili pak, jedna propuštena prilika da se kroz promišljenu organizaciju radnog prostora podstakne produktivnost, fokusirani rad, kolaboracija među zaposlenima i inovacioni potencijal cele organizacije.
Do koje mere je radni prostor u organizacijama zaista prilagođen potrebama ljudi koji ga koriste, i kako ga kroz promišljeni, human-centered dizajn, možemo unaprediti?
U ovom broju HR World magazina, People Analytics Hub otvara temu – i jedan širi projekat – pod nazivom “Prostorni HR” koji sagledava radni prostor ne samo kroz prizmu estetike ili operativnih troškova, već kao aktivni i strateški resurs za unapređenje procesa rada, angažovanja zaposlenih, kolaboracije među timovima i sveukupnog poslovanja kompanije.
Komunikacija i saradnja
U dizajnu radnih okruženja jedan pravac istraživanja se fokusira na pozitivan uticaj prostora na neformalne, face-to-face interakcije među zaposlenima.
Takve neformalne interakcije i slučajni susreti pružaju zaposlenima priliku da podele kritične informacije ili resurse, da pomažu jedni drugima u rešavanju radnih izazova, da diskutuju o novim idejama i da se umrežavaju – što su sve pozitivni organizacioni ishodi.
Ovakva vrsta saradnje među zaposlenima je nešto što se teško može narediti ljudima, ali se zato može podstaći ciljanim dizajnom radnog prostora.
Uzmimo primer Google kompanije, u kojoj su inovacija i unutrašnje preduzetništvo ključni za opstanak i kontinuirani rast.
Oslanjajući se na istraživanja koja ukazuju da se do nastanka novih ideja najčešće dolazi kroz komunikaciju i saradnju ljudi iz različitih sektora, Google People Ops tim je radi promosivanja takvih “slučajnih susreta” pažljivo dizajnirao radno okruženje uključujući optimalne dužine redova za kafu (3-4 minuta čekanja) i razmak stolica u kafeteriji (i čuvenog “Google bump” momenta upoznavanja među zaposlenima).
„Mi znamo da će ljudi ćaskati dok čekaju u redu. Ćaskanje dovodi do ideja, ideje dovode do novih projekata. Najmanje što možemo da očekujemo je da će se ljudi dobro ispričati.
Ali možda i dođu do ideje šta možemo još napraviti za naše korisnike koju niko do sada nije smislio,“ piše Laszlo Bock, tadašnji VP People Ops tima.
Ben Waber, MIT-jevac koji je razvio inovativnu tehnologiju senzora koji mogu pratiti kretanje zaposlenih u prostoru, uočio je u svojim istraživanjima nešto slično. Male promene radnih okruženja mogu značajno da utiču na obrasce interakcija zaposlenih i timova.
Položaj aparata za kafu u centru prostorije, na primer, dovodi do intenzivnije interakcije unutar tima. Ako aparat za kafu (ili kao u slučaju Google, mikro-kuhinje) postavimo između timskih prostorija, komunikacija i saradnja između članova tih timova će biti intenzivnija.
Još neke male promene enterijera koje pozitivno utiču na kolaboraciju uključuju i dodavanje belih tabli u prostor, kao i zamena ogromnih kancelarijskih stolova nekolicinom manjih radi podsticanja uže kolaboracije između članova tima.
“30-meter rule”
U istraživanjima radnog prostora, verovatnoća kolaboracije je usko povezana sa fizičkom udaljenošću radnih mesta zaposlenih. Na osnovu studija, Thomas Allen sa MIT-a je došao do zaključka da učestalost komunikacije eksponencijalno opada što su osobe dalje pozicionirane u radnom prostoru. Kada daljina između radnih mesta dostigne 30 metara, učestalost se približava nuli.
Međutim, kod interakcija nije sve u rasporedu sedenja, već i u obrascima kretanja zaposlenih. Posmatrajući mikro-strukturu interakcija u poslovnom prostoru, istraživači Penn, Desyllas & Vaughan su pokazali da je broj ljudi koji neplanirano komunicira najpre funkcija “gustine” kretanja u datom prostoru.
Drugim rečima, za povećanje spontanih interakcija potrebno je kretanje, što implicira da zaposlenima ne treba sve da bude “na dohvat ruke” jer se u tom slučaju stvara rizik “geografskih silosa.”
Open-space koncept
Era kolaboracije i inovacije sa sobom je donela i povratak open-space koncepta kancelarija. Popularizovane od strane ranih tech startupa kojima je nedostatak zidova dozvoljavao intenzivnu kolaboraciju, ali i veliku uštedu novca, moderni menadžment u drugim industrijama je u njima video pravu revoluciju.
Sniženi troškovi prostora, više prirodnog svetla, fleksibilnost dizajna, estetska privlačnost, moderni imidž kompanije, kao i obećano povećanje interakcija, a samim tim i kolaboracija i inovacija – nije ni čudo što je preko 70% radnih prostora u knowledge-intensive industrijama otvorenog tipa!
Međutim, situacija nije tako sjajna kao što se čini na prvi pogled. Vremenom, open space kancelarija je primala sve više ljudi, tako da je u Velikoj Britaniji kvadratura po osobi između 1997 i 2010 pala sa 16.6 na 11.7m2 (smanjenje od 40%).
Primenjena kao i akademska istraživanja potvrđuju neformalne komentara zaposlenih da kancelarije koje su primarno otvorenog tipa utiču negativno na zadovoljsvto, angažovanje, produktivnost i zdravlje zaposlenih. Čak u nekim studijama, one smanjuju umesto povećavaju učestalost face-to-face interakcija (Harvard Business Review, 2018).
Uticaj buke i remećenja
Uklanjanje fizičkih barijera između zaposlenih kroz arhitekturu otvorenog prostora se u mnogim studijama ipak povezuje sa više interakcija – međutim, žamor i buka koji se tada generišu, znatno utiču na koncentraciju i obavljanje zadataka drugih ljudi u prostoriji kroz konstantno remećenje (Baron, 1994).
Buka je jedna od najčešćih izvora nezadovoljstva zaposlenih u ovakvim kancelarijama, a naročito buka u vidu ljudskog govora koju ljudi prirodno jako teško ignorišu.
Remećenje dovodi do pojačanog kognitivnog napora, gde vremenom dolazi do sve većeg opterećenja i stresa, a sve niže koncentracije, pažnje, motivacije i produktivnosti (Craig, 2010).
Craigova studija na 38 000 učesnika iz open space kancelarija nalazi da je jedan od najvećih „jedača“ produktivnosti zapravo neželjeni prekid ili remećenje rada od strane kolega.
Idealni nivo buke je 35-40 dBA. Tri glavna principa u vezi za smanjenjem nivoa buke u kompanijama se zovu ABC. A (Absorb) predstavlja apsorbovanje zvuka blizu njegovog izvora, putem raznih instalacija i upotrebom mekanih materijala.
B (Block) predstavlja blokiranje direktne putanje zvuka, što se postiže postavljanjem paravana ili stolova u zig-zag formacijama, ili pak plafonskim panelima od različitih vrsta tkanina.
C (Cover) predstavlja maskiranje neželjenog zvuka nisko-frekventnim pozadinskim zvucima. Korišćenje tzv. „zvučnih zavesa“ smanjuje razumljivost govora i njegov remeteći uticaj na koncentraciju.
Nedostatak privatnosti i osećaja kontrole
Otvoreni prostori eliminišu vizuelnu i akustičnu privatnost, kao i psihološki osećaj kontrole nad svojim okruženjem. Uzmite za primer čestu situaciju u open space kancelarijama – dok je jednima vruće, drugima je hladno; dok jednima prija klima, drugima ceo dan curi nos od nje; dok jedni vole otvorene prozore, druge ubija promaja.
Nemogućnost regulisanja ovakvih uslova rada ili konstantni pregovori sa kolegama dovode do prekomernog trpljenja, nervoze, potencijalnih konflikta i generalno umanjeno zadovoljstvo na radu (May, Oldham i Rahert, 2005).
Van der Voordth (2004) ističe da nedostatak privatnosti i kontole pojedinca nad svetlom i temperaturom, kao i buka (čak i oko 50 db), najviše ometaju zaposlene i smanjuju njihovu produktivnost, što je češći slučaj u open space-u nego u tradicionalnom radnom prosotru.
Zašto su ovi uticaji nedostatka privatnosti više naglašeni u otvorenom prostoru nego u timskim kancelarijama? Da li je to funkcija ukupnog broja ljudi u prostoru? Jedno objašnjenje se nazire iz našeg istraživanja open-space prostora sa zaposlenima u IT industriji Srbije – timske kancelarije kreiraju osećaj „porodične“ atmosfere i socijalne bliskosti.
U takvoj atmosferi gde su odnosi među ljudima intimniji, lakše se postižu dogovori oko raznih prostornih faktora i zaposleni imaju veći osećaj kontrole nad radnih okruženjem.
Nasuprot tome, u open-space konceptima, gde je socijalna udaljenost između zaposlenih veća, ljudi se ređe izjašnjavaju oko remećenja, više trpe negativne uslove i više koriste kompenzacione strategije (slušalice, rad od kuće, dolazak rano ili ostajanje kasno na poslu i slično).
Sve ovo dovodi do negativnijeg doživljavanja posla i – kako pretpostavljamo – doprinosi odluci o napuštanju kompanije.
Open space: dobar samo za viruse?
Još jedna negativna karakteristika otvorenih radnih prostora je lakše širenje virusa. Danska studija iz 2011 je našla da zaposleni u kancelarijama otvorenog tipa (preko 6 zaposlenih), u poređenju sa manjim timskim (2 – 4) ili individualnim kancelarijama uzimaju 62% više bolovanja.
Jedan od najprominentnijih zagovornika protiv open-space kancelarija je Stack Exchange, Američka IT kompanija, koja nudi većini svojih zaposlenih privatne kancelarije.
Filozofija koju ova kompanija zastupa se zasniva na tome da zaposleni treba sami da upravljaju svojim prostorom i svojom pažnjom – da sami odlučuju kada da zatvore vrata i rade fokusirano i bez ometanja, kada da otvore vrata ili odu da se druže uz ping-pong, kada da piju kafu u zajedničkim prostorijama.
Da bi se željeni ritam rada i potreba ispoštovao za svakog zaposlenog, menadžment ove kompanije je dizajnirao prostor koji zaposlenima omogućava maksimalnu kontrolu i fleksibilnost.
Fleksibilnost je nova norma
Granice između poslovnog, privatnog, zabave, odmora i rada se kontinuirano rastaču u savremenom svetu. Tehnologija omogućava jednu potpunu dekonstrukciju „kancelarijskog prostora“ i nameće potrebu za sve višim stepenom fleksibilizacije u dizajnu radnih okruženja.
Objektivno sagledavanje procesa i modaliteta obavljanja posla je dovelo do splašnjavanja inicijalnog entuzijazma oko „kontunirane kolaboracije.“ Skoro 60% rada u knowledge-intensive industrijama je zapravo individualni fokusirani rad.
Za takvu vrstu rada, zaposlenima treba pružiti prostor koji obezbeđuje osećaj privatnosti u kom su ometači (puput buke, žamora, prekidanja) redukovani.
Takođe, strateške „putanje kretanja“ zaposlenih su jako važne za uspostavljanje interakcija između različitih, a naročito fizički udaljenih timova.
Novi modeli planiranja i dizajna se oslanjaju na mnogo veću raznovrsnost prostora, različitih veličina, funkcija, granica i stepena privatnosti (Tabela 2).
Kombinovanjem ovih elemenata dolazimo do mogućnosti zadovoljavanja kako individualnih, tako i organizacionih potreba za različitim vrstama aktivnosti.
Koncept susedstva (neighbourhood design)
Workplace strategisti veruju da rešenje leži u konceptu susedstva. Ovo podrazumeva različite modalitete otvorenih i zatvorenih, individualnih i timskih prostorija koje zaposlenima stoje na raspolaganju i pružaju mogućnost izbora u datom trenutku. Ključno je da prostor podrži različite aktivnosti zaposlenih.
Ova vrsta dizajna takođe omogućava kreiranje „mikro-klime“ – manjih prostornih celina u kojima zaposleni mogu regulisati različite parametre okruženja, kao na primer, regulisanje osvetljenja, podešavanje grejanja/hlađenja, pomeranje modularnih delova nameštaja radi veće vizuelne i akustične privatnosti.
Rad iz dnevne sobe
Prostorni HR se takođe suočava sa još jednim izazovom a to je upravljanje zaposlenima koji ne koriste kancelarijski prostor. Rad od kuće povremeno (telecommuting) ili stalno (remote work) je neizbežna i sve prisutnija realnost modernih biznis okruženja.
Da preciziramo, čak 43% zaposlenih u SAD provodi bar deo radnog vremena radeći od kuće (ili van kancelarije).
Naše najnovije istraživanje radnih uslova u IT industriji Srbije je pronašlo da se rad od kuće dozvoljava zaposlenima u 92.3% kompanija, kako na juniorskim tako i na seniorskim pozicijama.
Prosečni broj dana koji zaposleni u ovoj industriji mogu raditi van kancelarija je 4.1 dan mesečno.
Zaposleni širom sveta visoko vrednuju ovu vrstu fleksibilnosti, čak toliko da su spremni da prihvate do 10% niže plate zarad ove opcije.
Međutim, bez obzira na visoku zastupljenost, menadžment u kompanijama je često podeljenog mišljenja. Da li će on/ona zaista raditi ili šetati psa po komšiluku? Šta ako drugi zaposleni to isto traže?
Kako će se organizaciona kultura održati ako su ljudi često odsutni? – samo su neka od pitanja sa kojima se suočavamo u praksi. Pogledajmo neke ključne rezultate koji su proistekli iz prostornih istraživanja procesa rada:
- 86% zaposlenih u knowledge-intensive industrijama su produktivniji kada rade od kuće nego u kancelariji (Connect Solutions), izjavljujući da im kancelarijsko okruženje remeti koncentraciju
- 20% zaposlenih rad “od kuće” obavlja u co-working prostorima
- Remote zaposleni u proseku rade 6-7 sati više nedeljno nego zaposleni koji stalno rade iz kancelarije (US News & World Report), imaju manje bolovanja i kraće odmore
- 95% poslodavaca veruje da rad od kuće utiče pozitivno na retenciju zaposlenih (Global Workplace Analytics)
Odakle dolaze ovi pozitivni efekti rada van kompanijskih kancelarija?
Studija sa skoro 13 000 učesnika (Gajendran & Harrison, 2007) objašnjava ovaj fenomen na sledeći način: zaposleni koji povremeno rade od kuće doživljavaju veći stepen autonomije i kontrole nad načinom na koji obavljaju radne zadatke, kao i nad fizičkim uslovima rada kao što su osvetljenje, dekoracija, klima, muzika i dužina pauza.
Istovremeno, doživljavaju bolju ravnotežu privatnog i poslovnog života, što dovodi do smanjenja porodičnih konflikata i generalno stresa.
Poverenje ukazano zaposlenom takođe pozitivno utiče na odnos zaposlenih sa nadređenima, što dovodi do veće lojalnosti (stoga manjeg broja odlazaka) i većeg stepena posvećenosti poslu (i pozitivnih uticaja na radni učinak).
Sa druge strane, studija nije pronašla nikakve negativne efekte rada od kuće na karijerne putanje zaposlenih ili odnose sa kolegama, osim u situacijama kada je rad od kuće gotovo eksluzivan.
Radni prostor – još jedan moćan alat za privlačenje i zadržavanje zaposlenih?
Ljudi su prostorna bića. Prostor koji nas okružuje i sa kojim smo u konstantnoj dinamičkoj interakciji oblikuje naše aktivnosti, osećanja, razmišljanja i odnose sa drugim ljudima.
Analize prostora nam pokazuju da fizičko okruženje na poslu nije samo „neutralna pozadina“, već da su prostorni elementi aktivni učesnici organizacionog upravljanja. Prostorni način razmišljanja nam pomaže da vidimo da loše organizovan prostor dovodi do ogromnih gubitaka vremena i energije ljudi, i da ne postoji „one size fits all“ rešenje.
Mnoge odluke oko dizajna kancelarija su prepuštene slučaju ili su podređene estetici ili finansijskoj logici, a ne zasnovane na stvarnim potrebama ljudi koji u njima svakodnevno funkcionišu.
Preporuke za prostorno-radoznale HR-ove
Iznenađujuće veliki procenat kompanijskog prostora je nedovoljno iskorišćen. Detektujte ove zone. Takođe procenite koje vrste potreba ili aktivnosti nisu podržane trenutnim prostorom u kome rade vaši zaposleni.
Time dolazite do dobitne kombinacije: uz određene izmene možete maksimizovati potencijal prostora koji vam stoji na raspolaganju i povećati produktivnost zaposlenih.
Pokazano je da za razliku od auditivnih, vizuelni stimulusi ne ometaju u značajnoj meri rad zaposlenih. Stoga još jedan od trikova koji se predlaže za stvaranje što funckionalnijih open space kancelarija su plafoni napravljeni od posebne vrste materijala koja onemogućava stvaranje eha i smanjuju žamor ljudskog govora.
Optimizacija ne mora podrazumevati radiklanu promenu prostora. Čak neznatne promene nameštaja mogu imati veliki uticaj na zaposlene.
Npr. pokazalo se da prilikom uvođenja novih zaposlenih u organizaciju (onboarding), ako želite da ih što više ljudi poseti, postavite mapu sa njihovom lokacijom na vidnom mestu sa naznakom da posetioce tamo čeka i kutija sa slatkišima.
Prostorni trendovi:
„Standing desks“Podesivi stolovi za stajanje i sedenje je novi trend koji je zahvatio kompanije. Nažalost, osim minimalnih uticaja na percepciju komfora zaposlenih, nema dobrih dokaza da ovi stolovi dovode do pozitivnih ishoda za zdravlje i produktivnost.
„Hot-desking“Da li imate zaposlene sa fleksiblinim radnim vremenom? Da li mislite da je nepotrebno da svaki zaposleni ima svoju individualnu kancelariju ili radni prostor? Hot-desking znači da zaposleni mogu izabrati bilo koje slobodno mesto u kancelariji – mesta za stolovima sa računarima stoje svima na raspolaganju.
