“Recept je jednostavan, samo pitajte”
Šta se sve promenilo sa koronom u onlajn onboardingu
Uz reč onboarding ljudi obično povezuju uzbuđenje vezano za let avionom, ali HR eksperti su ovom terminu dodali još jednu dimenziju. Onboarding je period upoznavanja novozaposlenog sa kompanijom, procesima, kolegama i svim ostalim specifičnostima koje jedna kultura nosi. Da li bismo u slučaju naše Levi9 komete možda mogli da ga nazovemo i priprema za uzletanje?
Proces je intenzivan za obe strane, kao slaganje velike slagalice gde je svaki detalj važan. A kao u telešop reklami, „ali to nije sve!“ zajedno sa režimom rada od kuće koji je usled pandemije postao modus vivendi za mnoge, onboarding je dobio mlađu sestru, onlajn deo. Šta je ostalo isto, šta se promenilo?
Kako je ovo proces koji obuhvata mnoge stejkholdere, živ je, transformiše se u skladu sa specifičnim potrebama novih kolega i radnog mesta.
Onboarding počinje pre prvog radnog dana
U onboarding zaposlenog u kompaniju Levi9 uključeni su department manager, buddy, talent partner, a onda posledično i tim. Onboarding proces započinje od momenta kada osoba prihvati ponudu i ono što je izmenjeno u odnosu na in office onboarding jeste to da komunikacija sa novozaposlenim biva učestalija i struktuiranija.
Onboarding pre: oslanjali smo se na to da u nedostatku informacije novozaposleni može lako da se snađe u kancelariji i „na licu mesta“ pronađe odgovor. Tako je proces bio mnogo fleksibilniji i donekle se kreirao u trouglu Department menadžer, buddy i novozaposleni.
Onboarding sad: polazimo od pretpostavke da je potrebna česta i jasna komunikacija od momenta prihvatanja ponude pa do prvog radnog dana. Pre prvog radnog dana novozaposleni dobija informaciju kako će njegov prvi radni dan izgledati kako bismo u startu postavili očekivanja i umanjili anksioznost koja dolazi sa suočavanjem sa nepoznatim.
Pripremu za novi onboarding program prošli su svi department menadžeri uz podršku talent tima.
Onboarding proces u okruženju rada od kuće doneo je sa sobom i potrebu za češćom evaluacijom i revidiranjem procesa. Fidbek od kolega koji su nam se priključili dobijamo nakon prvog radnog dana, nakon nedelju dana i nakon 3 meseca. Izuzetno nam je važno da dobijemo informacije na osnovu kojih ćemo moći da radimo na unapređenju ovog procesa, tako da on što više odgovara potrebama kolega u remote okruženju.
Prepoznali smo da je onboarding sada važniji nego u uobičajenim okolnostima, pa smo proces u potpunosti revidirali i uključili nove korake kako bi novozaposleni imali realna očekivanja i otvorena vrata za komunikaciju koja je u remote radu kompleksnija. Treba li da kažemo da smo sada sve preselili u onlajn? Naravno, kao pomoć koristimo različite alate i softvere za kolaboraciju koji su tu da proces učine ličnijim i dinamičnijim.
Dostupnost i brzina mogu da nadomeste dinamiku oflajna
Najvažnija karakteristika onbordinga je to što je od onoga šta na papiru piše važnije kako sve u praksi funkcioniše. Zato smo razgovarali sa kolegama koji su se nedavno pridružili Levi9 timu.
Nemanja Krivokapić, od avgusta Java Technical Teamleader Senior u Levi9, imao je prethodno iskustvo onlajn rada na projektima za inostrane klijente, pa kaže da nije imao velika očekivanja, poznajući razlike koje ovakav način rada donosi u odnosu na redovan rad iz kancelarije.
“Moram da priznam da sam bio vrlo prijatno iznenađen celim procesom prilikom mog dolaska u Levi9. Iako sam bio maltene prvi zaposleni koji je došao u vreme korona virusa, tačno sam znao kome i za šta mogu da se obratim. HR tim je odradio neverovatan posao – većina informacija mi je bila dostupna već prvog dana, a na moja dodatna pitanja su odgovarali veoma brzo. I to mi je najvažniji utisak – čak i ako nije ceo proces bio “ispeglan” do kraja, dostupnost i brzina odgovora su to nadomestili.”
Ako vam kažemo da su transparentnost i proaktivnost Levi9 vrednosti, onda je jasno da je u našoj kulturi zapisano ono o čemu Nemanja priča. Jasno definisanje linija komunikacije i osoba koje su uključene u proces onboardinga može da bude značajno za novozaposlenog pa je praksa koju preporučujemo. Sumiranje novosti i deljenje informacija preko kanala internih komunikacija, kao što su intranet I njuzleteri, sada su značajniji nego ikad.
Formalni i neformalni Daily sastanci
Tamara Đenadić, Delivery menadžerka, septembra meseca je prešla u IT posle više od 10 godina rada u bankarskom sektoru, pa je ova promena sa sobom donela i upoznavanje specifičnosti posla. Dosta je pomoglo to što su kolege bile spremne da odgovore na njena pitanja i što se o svim predlozima otvoreno diskustovalo. Tamari je pored onlajn početka, izazov bio i to da sklopi sliku o projektima na kojima timovi rade, uz puno novih termina, koncepata i procesa.
Pitali smo je ima li nešto što je X faktor u onlajn onbordingu?
“Timovi sa kojima radim, osim regularnih dnevnih sastanaka (popularni Daily) imaju i jedan neformalni sastanak u popodnevnim časovima, gde posao nije jedina tema o kojoj se diskutuje. Uskoro ćemo imati i tim bilding pa se radujem da kolege upoznam u oflajn svetu. Kontakt uživo, po mom mišljenju, ipak ne može ništa da zameni.”
Kao u onoj čuvenoj Tolstojevoj rečenici “Sve srećne porodice liče jedna na drugu” možemo reči da svaki uspešni tim u svom receptu ima i sinergiju. Kreativnost u organizaciji rada u onlajnu nije samo odgovornost lidera, već svih članova tima. Upravo se u tim neformalnim trenucima otvaraju nova vrata za povezivanje.
Tamara kaže da je za nju talas korona virusa bio prilika za novi početak. “Navikavanje na novi posao, procese, ljude, atmosferu i u regularnim okolnostima predstavlja izazov karakterističan za promene. U onlajn okruženju to je još izražajnije, jer je mnogo teže osetiti kada sedite kod svoje kuće ispred računara. Dobro osmišljen onboarding tu zaista značajno olakšava, ali i kolege koje svojom spremnošću da dele znanja i informacije mogu mnogo da pomognu.”
Blended elearning je deo dobrodošlice
Mile Praštalo upravo završava Fakultet tehničkih nauka i njemu je Levi9 prva tačka u karijeri. Timu se pridružio u avgustu, kao Mobile Developer Junior, a upoznali smo ga u novembru prošle godine i to kao člana pobedničkog tima Levi9 takmičenja 5 dana na Javi. Mile kaže da je očekivao da će ova situacija trajati samo par meseci, ali da polako prihvata celo iskustvo kao novo normalno. “Jedina razlika u radu je nedostatak ljudi oko mene.” Definitivno jedna od stvari koja se promenila, pa se sada svi čežnjivo sećamo gužve u kancu i bučnih razgovora kolega.
“Prvi dani u toku mog onboardinga prošli su u razgovorima oko toga kako funkcioniše posao, pisanje sati i slično. Imao sam badija koji mi je dosta pomogao. Kako nisam ranije radio IOS development, prvih par meseci intezivno učim, u onlajnu se odlično snalazim.”
U okviru onboardinga za novozaposlene se otvara mikrokosmos za učenje. Pored sastanaka i podrške stejkholdera koji su direktno uključeni, tu su i sastanci sa CEO-om kompanije, direktorom razvojnog centra, kao i niz treninga sa obukama koje su obavezne.
Svi zaposleni u Levi9 imaju mogućnost pristupa platformi Udemy, gde se pored redovno dostupno sadržaja nalaze i materijali organizovani kao “learning path” a na taj način pokrivene su važne teme, kao što su na primer informaciona bezbednost, scrum ali i predstavljanje specifičnih alata koji se redovno koriste u radu.
Savet plus – interakcija sa kolegama
U toku onlajn onbordinga bilo je potrebno pohvatati konce i oko procesa i oko projekata, ali i “vajb” tima.
“Procese sam učio u hodu, uz kolege, a posebnu zahvalnost na strpljenju i dostupnosti u tim prvim danima dugujem koleginici Mirjani. Ona mi je bila kontakt osoba za sve vezano za projekat i procese i u svakom trenutku sam imao njenu podršku i vreme na raspolaganju. Kolege iz tima su otvorene, lako smo se povezali, a tu su značajnu ulogu odigrali prvi sastanci “upoznavanja” gde smo prosto provodili vreme na Skype-u ćaskajući. Još pre početka rada sam imao jedan kratak sastanak da se upoznamo “zvanično”, a onlajn pozivi su način kako radimo sve vreme.
Nije da mogu da zamene kafu sa kolegama na pauzi, ali su u onlajn okruženju možda najbliže onome što se može organizovati.” sumira Nemanja.
U kombinaciji onlajn alata i programa, iza kojih se kriju nove kolege, taskovi i timski projekti, svako ko počinje sa poslom u doba korone pronalazi svoju meru dovoljnog i potrebnog. Njima možda više nego ostalima fali oflajn. A kako Nemanja kaže, najveći izazov je sticanje osećaja slobode da kao novozaposleni postavimo pitanje o svemu što nam nije jasno.
“Zbog nedostatka ličnog kontakta uživo bilo je potrebno malo vremena da se naviknem. Upravo odatle i najsnažniji utisak – ljudi. U Levi9 su zaista svi uvek spremni da odgovore i pomognu u svakom trenutku. Ne ustežite se da pitate, u ovom režimu rada drugačije nije moguće da se uklopite drugačije. Regularno, iz kancelarije, možete da posmatrate šta drugi rade, pa da se tako uklopite. Bez oflajn dela, recept je jednostavan, samo pitajte.”
Sličan savet stiže i od Tamare. – “Pitajte šta vas interesuje i šta vam nije jasno, bez obzira na to što nekoga niste videli uživo niti ga upoznali, u onom starom smislu te reči. Moja iskustva do sada su vrlo dobra i prilično sam pozitivno iznenađena brzinom kojom dobijam odgovore.”
Uložite u interne komunikacije i pratite puls
Onako kako smo počeli da i završimo – proces onlajn onboardinga je živ i fleksibilan, a menjaćete ga onoliko često koliko potrebe kolega to budu diktirale. Budite dostupni, osluškujte, analizirajte i sigurni smo da ćete pravovremeno odgovarati na izazove koji se javljaju u procesu onboardinga.
Ništa ne prepuštajte slučaju, kreirajte procese koji će omogućiti novim kolegama da se lakše orijentišu u novoj sredini i da se što pre adaptiraju, jer od procesa onboardinga zavise svi procesi koji se oslanjaju na njega. Što će reći, bez uspešnog onboardinga nema ni zadovoljnog i produktivnog pojedinca.
