Suština kombinovanog načina rada krije se u njegovom nazivu. Kombinovanim načinom rada ljudi mogu imati neograničeni broj dana za rad van kancelarije, fleksibilno radno vreme i potpunu slobodu izbora mesta rada. Kada imate adekvatnu opremu i alate za rad, uz odgovarajuću edukaciju omogućili ste ljudima bezbrižan i efikasan rad sa bilo koje lokacije.
U ovom procesu, važno je misliti i na klijente i omogućiti im da brže i jednostavnije dođu do potrebnih informacija i završe posao koji su želeli.
Važno je da se vaši zaposleni osećaju prijatno kada rade iz kancelarije. To je princip koji i mi u kompaniji poštujemo. Zbog toga radimo na stvaranju lepog okruženja koje podstiče timski rad, nove ideje, jača saradnju sa kolegama i prijatnije je za sastanke sa klijentima. Da biste bili efikasniji možete primeniti princip uređenja kancelarija, u praksi poznat kao desk-sharing, koji vam omogućava da slobodno birate sto za kojim vam je zgodno da radite.
Važno je da vaši ljudi imaju mogućnost izbora jer tako postižete veći balans između privatnog i poslovnog života. Važno i da se očuva timski duh i da se timovi povremeno okupljaju u poslovnim prostorijama ili van njih jer odakle god da radimo volimo i da se družimo i to svakoga motiviše.
Fleksibilno radno radno vreme nije nepoznanica, i svojim zaposlenima omogućavate da lakše usklade obaveze u privatnom životu s obavezama na poslu. A kroz #KombinovaniNačinRada ljudi mogu imati još veću mogućnost odabira kada će raditi u toku dana, a u skladu sa privatnim i poslovnim obavezama i svojim timom. Da li će jednog dana raditi kraće, a sledećeg duže ili će praviti dužu pauzu u toku dana, kasnije početi sa radom ili nešto sasvim drugo, potpuno su slobodni da se organizuju.
Uvek treba imati na umu da smo svi različiti: neko će se brže navići na promene, a nekome će biti potrebna podrška da se bolje snađe. Zbog toga zaposlenima treba omogućiti različite obuke i savete na različite teme kako bise bolje snašli u različitim poslovnim i privatnim situacijama. Sa pojavom pandemije i novim načinom rada povećao se broj online sastanaka.
Zbog toga sa vama želimo da podelimo savete koje smo mi u Generaliju pripremili za naše ljude kako bi efikasno vodili virtuelne sastanake:
Pre sastanka
Pre nego što počneš da organizuješ sastanak, zapitaj se: Da li je ovaj sastanak neophodan i koja je njegova svrha? Ako je cilj sastanka samo da se učesnici obaveste o nečemu, razmisli o tome da kolegama pošalješ grupni mejl. Ceniće što štediš njihovo vreme, a informacija koju želiš da podeliš biće primljena putem zvaničnih kanala komunikacije. Dakle, svi dobijaju.
Sem mejlom, sastanak možeš zameniti dokumentima za zajedničko korišćenje, telefonskim razgovorom sa nekim članovima tima ili četom (za čet možeš koristi druge aplikacije, npr. Microsoft Teams, Viber).
Šta treba da sadrži poziv na sastanak?
Poziv na sastanak treba da sadrži: tačno vreme sastanka, uputstvo za priključivanje sastanku, materijal za pripremu sastanka, poziv učesnicima da pre sastanka dostave potrebne informacije i materijal (ukoliko ih imaju), svrhu sastanka: zašto se održava i šta treba da bude njegov ishod (npr. nova odluka, usaglašena akcija, revidirana postojeća odluka, početak rešavanja problema itd.)
Ko sve treba da prisustvuje sastanku?
Pre nego što pošalješ poziv za sastanak koji organizuješ, imaj u vidu da treba da mu prisustvuju oni koji su upoznati sa temom i oni koji su u poziciji da donose odluke. Svi koje pozoveš na sastanak treba da potvrde prisustvo, a ako ne mogu da stignu, treba da predlože ko će ih zameniti.
Ćaskanje na početku sastanka
Povezanost sa kolegama je važna za motivaciju u svim okolnostima. Zato isplaniraj i vreme za ćaskanje sa kolegama. Zavisno od situacije i tipa sastanka, neobavezan razgovor možeš da planiraš za prvih pet minuta sastanka ili da pozoveš učesnike da se uključe desetak minuta pre zvaničnog početka sastanka. Kada vidiš da se po dnevnom redu približavate vremenu koje je predviđeno za konstruktivni rad, kolege možeš da uvedeš u sastanak jednostavnom rečenicom, na primer: „U redu, hajde sada da počnemo!”
Kako da poboljšam interakciju svih učesnika na sastanku?
Kada su onlajn sastanci u pitanju, interakcija se može podstaći na četu aplikacije preko koje se održava sastanak. Na primer, ako želiš da sastanak bude interaktivniji, a pretpostavljaš da bi neki učesnici mogli da se ustručavaju, postavi im pitanje i zamoli ih da odgovore napišu u četu. Potom ih možeš zamoliti da objasne svoje ideje ili da, ukoliko se razmena ideja odnosi na neki problem, napišu po tri rešenja u četu.
Možda zvuči paradoksalno, ali tišina je dobra za interakciju. Dopusti tišinu nakon postavljenog pitanja, jer ona omogućava učesnicima da smisle odgovore i istraže temu u dozvoljenom vremenskom okviru. Ako primetiš da neki od učesnika ćute jer se ustručavaju, podstakni ih direktnim pitanjem, na primer: „Ivana, šta misliš o ovome?” Iako je sastanak virtuelan, za produktivnost i interakciju na sastancima uvek se preporučuje korišćenje bele table, stikera, zajedničkih foldera gde svako može da prati i upisuje šta je sve postignuto. Na primer, na beloj tabli možeš da zapišeš dobra pitanja učesnika, kojima možete da se vratite na kraju sastanka.
Nakon sastanka
Pruži svim učesnicima priliku da razmene utiske o sastanku. Pitaj ih kako su se osećali tokom sastanka i šta bi moglo da se unapredi. Posle sastanka pošalji svim učesnicima zapisnik i podsetnik o sledećim koracima. Nemoj da zaboraviš da im zahvališ na aktivnom učešću i iznošenju stavova i ideja!
Pripremili smo i savete za menadžere kako da organizuju tim na daljinu. Ovde ćemo vam preneti ključnu poruku šta je važno u radu na daljinu sa vašim timom.
Uspešan menadžer možeš da budeš i kada sa svojim timom radiš na daljinu.
PORAZGOVARAJ s ljudima o novom načinu rada – radu na daljinu:
- Važno je da osete da podržavaš fleksibilnost u izboru mesta rada
- Važno je da osete da imaš poverenja da će sve svoje zadatke izvršiti po dogovoru
- Važno je da znaju da kao tim treba da se organizujete tako da se sve vaše aktivnosti nesmetano odvijaju, pogotovo usluge za interne i eksterne klijente
- Važno je da jasno znaju tvoja očekivanja – precizno definiši željene ishode
- Važno je da znaju da je odgovornost ključna u radu na daljinu
Važno je da znaju da fleksibilnost ne može biti izgovor.
#KombinovaniNacinRada #IzaberiOdakleRadiš #FleksibilnoRadnoVreme #OrganizujSvojeVreme
