Proces onboarding-a je sastavni deo pridruživanja novoj zajednici i okruženju gde sa posebnom pažnjom planiramo početak putovanja novog člana unutar organizacije.
Zašto je to tako?
Kako bi se nove kolege osećale što prijatnije, celokupan proces osmišljavamo upravo tako da se novi članovi tima već od prvog dana osećaju kao vrednovani deo našeg tima.
Važna karika u našem procesu zapošljavanja je način na koji kolege uvodimo u posao, odnosno kako radimo onboarding.
Onboarding kao početak putovanja u kompaniji
Naš onboarding proces se sastoji iz nekoliko faza, uključeno je desetak ili više kolega, a može da traje i mesecima.
Od čega sve to zavisi? Isključivo od novih kolega koji nam se pridružuju i njihovih potreba za rastom.
Da bismo to postigli, moramo detaljno da vodimo računa o svakom koraku selekcije. Beleške koje vodimo tokom intervjua nam, između ostalog, služe i da bolje pripremimo onboarding proces.
Šta sve naš onboarding proces uključuje:
- Razgovor sa našim Marketing i People Support and Experience timom o procesima unutar kompanije, kao i o internoj i eksternoj komunikaciji
- Podešavanje svih potrebnih naloga sa IT Admin timom
- Upoznavanje sa Star Mate-om
- Ručak dobrodošlice tokom prve nedelje sa našim CEO, CTO, CSMO, Digital Director i Star Mate-om
- Treninzi na temu elektronskih komunikacija
- Upoznavanje novog kolege sa svojim Tech Mentorom ili Trenerom
- People skills radionice i follow up sesije
- Culture Book Talk #1, #2 i #3 sesije sa osnivačem kompanije
- Otvoreni dijalog (razgovori sa CEO i People Experience and Support timom)
Kako ovi procesi izgledaju u praksi?
Prvog radnog dana naši domaćini, članovi People Experience and Support tima će svakom novom članu uz širok osmeh poželeti toplu dobrodošlicu. Pored samog dočeka, obezbediće i neophodne informacije za početak rada, a nakon toga će ih provesti kroz kancelarije i upoznati sa ostalim članovima našeg kolektiva.
Nove kolege zatim dočekuju naše kolege IT administratori, koji su tu da prvog radnog dana pripreme sve naloge i upoznaju kolege sa svim internim kanalima komunikacije.
Neizostavni deo celokupnog procesa jesu kolege iz Marketing tima. Pored toga što žele da na zanimlljiv način dočaraju ulogu marketinga u našoj kompaniji sa novim kolegama pričaju i o tome kako svako od nas može da učestvuje u aktivnostima Vega IT marketing tima.
Kako bi ovekovečili prvi radni dan kolega, tu su da od svakog naprave foto modela. Ove fotografije nam služe za interno predstavljanje novih članova tima drugim kolegama.
U želji da proces onboarding-a dodatno unapredimo, za svakog novog kolegu organizujemo ručkove tokom prve nedelje kako bi se bolje upoznali sa različitim ulogama u kompaniji.
Zbog čega ovo radimo? Cilj nam je da pomognemo novim kolegama u procesu socijalizacije tako što ćemo ih upoznati sa većim brojem ljudi iz naše organizacije, uključujući i osnivače kompanije, a kako bi se što pre osećali dobro u novom radnom okruženju koje neguje različitost, pravo na grešku i feedforward.
Neko od kolega sa kojima novi članovi imaju prilike da ručaju su:
Saša Popović, Chief Executive Officer,
Boban Mikšin, Chief Technical Officer,
Maja Božić, Chief Sales and Marketing Officer
Nevena Nikolić, Digital Director
Star Mate
Tech mentor
Team lead
People Experience and Support tim
Marketing tim
U želji da unapredimo naše veštine komuniciranja putem mejla, vodimo računa o našim dnevnim sastancima i olakšamo sebi svakodnevicu, upotrebom kalendara organizovali smo radionice na temu elektronske komunikacije.
“…Za rad u IT kompaniji nisu bitne samo tech veštine već i one People Skills veštine.”
Kako za rad u IT kompaniji nisu bitne samo tech veštine već i one People Skills veštine, naše koleginice iz People Experience and Support tima za svakog novog kolegu drže radionice na temu komunikacije i aktivnog slušanja. Na ovim radionicama se bavimo i ojačavanjem i negovanjem kulture davanja feedback-a.
U prvih mesec dana ono što očekuje nove kolege jesu i Culture Book događaji.
Na ovim okupljanjima, pored članova People Experience and Support tima, učestvuje i jedan od osnivača naše kompanije Saša Popović. Saša se na ovim razgovorima još jednom osvrće na neka od poglavlja iz naše Knjige organizacione kulture. Ovu priliku kolege mogu da iskoriste kako bi postavili sva pitanja koja imaju o našoj kompanijskoj kulturi.
Ono na šta smo posebno ponosni jesu naši članovi People Experience and Support tima, koji novim kolegama stoje na raspolaganju kako prvog tako i svakog narednog dana. Zadovoljstvo im je da odgovore na sva pitanja i pruže pomoć kada to zatreba.
Kakvu vrstu podrške pružamo kolegama?
Jedan od najizazovnijih zadataka jeste način podrške koji treba odrediti za novog kolegu.
O tome da li će kolega proći kroz proces koučinga, mentoringa, treninga ili job-shadowing-a zavisi od mnogo faktora – iskustva, kompetencija, znanja, potreba pozicije, potreba kompanije u tom momentu i drugog.
Ipak, jedna stvar nam je najbitnija – koji vid podrške i training environment-a naš novi kolega preferira i koji najviše odgovara njegovom stilu učenja i usvajanja znanja.
A kako to saznajemo?
Vrlo jednostavno – vodimo razgovore sa novim kolegama i maksimalno se trudimo da ih ohrabrimo da budu što otvoreniji u iskazivanju svojih potreba. Takođe, aktivno pratimo njihove početke i od osoba koje su zadužene za razvoj kolega saznajemo više o tome kako se snalaze.
Upravo zato smo naše kolege koji rade sa novozaposlenima, edukovali i bili im podrška u procesu učenja ovih tipova podrške kako bi znali koji da primene u kojoj situaciji.
Uloga Star Mate-a u kompaniji
Jedna od važnih uloga u kompaniji su naši Star Mates. A šta oni tačno rade?
Star Mate su kolege koje dobro poznaju kompanijsku kulturu i koje će novom kolegi biti podrška u socijalnom smislu – koje će ga upoznati sa što više članova našeg tima i pomoći mu da se što lakše integriše u život u kompaniji.
Kako dodeljujemo Star Mate-a novim kolegama?
Posebnu pažnju obraćamo na interesovanja novih članova tima. Naš People Experience and Support tim trudi se da spaja ljude sličnih interesovanja, ali i različitih pozicija kako bi proces prilagođavanja novih kolega bio što zanimljiviji za obe strane. Tako je recimo kolega iz marketing tima bio podrška u ovoj ulozi koleginici koja je došla na poziciju QA inženjera.
Kroz vreme nam se ova uloga pokazala kao veoma bitna karika u uspešnom onboarding procesu novih kolega gde svaki kolega stiče dodatnu osobu kojoj se može obratiti u bilo kojoj situaciji.
People skills radionice
Tehničke veštine se podrazumevaju. A da li su one presudne u razvoju karijere pojedinca?
Termin koji se često koristi je soft skills, ali hajde da to promenimo u people skills – nama u Vega IT je taj termin bliži, a i draži.
Iako tehničke veštine novim kolegama predstavljaju ulaznicu u kompaniju, verujemo da su people veštine ono što zapravo otvara mnoga vrata u nastavku karijere.
Radna etika, stav, veštine komunikacije i emocionalna inteligencija predstavljaju osnovu uspešne karijere. Upravo zbog ovoga, članovi People Experience and Support tima redovno organizuju People Skills radionice, gde su neke od njih i sastavni deo onboarding procesa.
Za nas, people skills ne određuju samo način na koji ćemo graditi privatne odnose, one određuju način na koji ćemo graditi odnose i na poslu, način na koji ćemo se suočavati sa stresnim situacijama, izazovima – kako ćemo odreagovati ukoliko nam se desi nepravda i način na koji ćemo se radovati tuđoj sreći i uspehu.
Koje radionice su uključene u onboarding proces?
Kako su nam neke veštine krucijalne u stvaranju kulture davanja feedback-a i kulture u kojoj ne postoje KPIs, radionice koje su obavezne za sve nove kolege su:
- Komunikacija i aktivno slušanje
- Feedback
Cilj ovih radionica je da osvestimo kolege o važnosti ovih veština i samim tim utičemo na to da lakše prebrode izazovne situacije u kojima se nekada mogu naći.
Težimo ka tome da onboarding bude oličenje naših vrednosti i da se kolege i na taj način upoznaju sa njima. Počevši od kvaliteta radnih uslova, preko odgovornosti koje kolege koje učestvuju u onboarding aktivnostima pokazuju, verujemo da nove kolege koje nam se pridružuju mogu da osete naš timski duh i da će zbog toga biti ispunjeni, a da će poverenje koje međusobno jedni drugima ukazujemo biti trajno.
Kakve vidove podrške vi pružate kolegama? Javite nam se na people@vegait.rs i rado ćemo razmeniti svoja iskustva sa vama.
