Popularan termin „onboarding” poslednjih godina sve više asocira na englesku frazu “all aboard” kojom se pozivaju svi putnici da se ukrcaju na brod. Za razliku od brodova kod kojih je proces ukrcavanja isti za svakog putnika, kompanije nemaju taj luksuz da unificiraju proces uvođenja novozaposlenih u radno mjesto i kompanijske procedure. Budući da je onboarding jedna od važnih stavki koje neizbježno utiču na kvalitet obavljenog posla, retention rate, engagement i zadovoljstvo zaposlenog, jasno je zbog čega isti ne može biti jednako primijenjen za svakog zaposlenog. Takođe, jasno je i zbog čega je danas izdvojeno vrijeme za personalizovan onboarding proces dobar temelj za umanjen turnover u budućnosti i povećanu produktivnost.
Razumljivo je da onboarding kao termin još od 1970-ih postoji na tržištu rada i u kompanijama, ali nije oduvijek bio percipiran kao nešto što zahtijeva ogromna ulaganja: vrijeme, procedure, plan i resurse. Sa razvojem tržišta i povećanom fluktuacijom kompanije su uvidjele da su nekim procesima potrebne promjene i počele ih prilagođavati novim talentima.
Novi zaposleni su uglavnom motivisani da odmah u startu daju svoj maksimum i ostvare dobre rezultate, a kako bi se taj nivo entuzijazma održao neophodan je efektan onboarding proces sa akcetom na personalizaciju. Razvoj HR-a koji je putovao od kadrovske do danas inovativne, zasebne biznis funkcije uticao je i na to da se ovaj proces preoblikuje iz one-size-fits-all u perosnalizovan pristup. Cilj svake kompanije je da transformiše svakog zaposlenog u zaposlenog koji pomaže i razvija poslovanje kompanije. Znajući to možemo da razumijemo zbog čega put transformacije kreće od trenutka kada zaposleni krene sa radom, a u mnogim slučajevima i ranije.
Svi razumijemo euforiju koju sa sobom donose promjena radnog mjesta, prvi radni dan u novoj kompaniji, novo okruženje i želja za dokazivanjem. Kvalitetan onboarding proces treba da bude takav da zadrži ovaj nivo entuzijazma kod novozaposlenog obezbjeđujući sve što je neophodno isključivo za njegovo radno mjesto: od predstavljanja kompanijske kulture i procedura do obezbjeđivanja osnovnih elemenata poput: radnog stola, kompjutera/lap-topa, telefona, notesa do pružanja uvida u način rada, alate, tehnike i resurse koje će koristiti, kolega sa kojima će sarađivati kao i predstavljanja njegovog razvojnog puta.
Zamislićemo ovaj tekst kao jednu blog-igricu u kojoj o procesu personalizacije govorimo kroz faze: početna (Stage one), srednja (Stage two), Bonus faza i kraj u kojem otključavamo novo poglavlje u onboardingu.
Pa hajde da krenemo…
STAGE 1 – Šta kompanija može da dobije kvalitetnim onboarding procesom?
Krenućemo od ovog pitanja.
Iskustvo
Kako je ova riječ vrlo snažna u svijetu kupaca tako važi i za svijet zapošljavanja. Onboarding koji je prilagođen pojedincu obuhvata način na koji će mu se poželjeti dobrodošlica, prezentovati kompanijska kultura, kolege, procesi rada, pružiti informacije vezane za radno mjesto i očekivanja. Sve upakovano zajedno daje dodatnu vrijednost kompaniji i efektivnije pomaže zaposlenom da stvori viziju onoga čime će se baviti i da se lakše socijalizuje u novom okruženju. Način na koji zaposleni prođe kroz onboarding proces je iskustvo koje će biti temelj za njegov dalji rast i razvoj u kompaniji.
Engagement
Personalizovan onboarding treba da upozna zaposlenog sa misijom, vizijom i vrijednostima kompanije. To znači da će HR i menadžeri uzeti u obzir da li će to biti u vidu sastanka, putem prezentacije (ili video-prezentacije), na doručku ili kafe pauzi, da li će to biti kratak chat sa ostalim zaposlenima, razgovor jedan na jedan, kratka poruka u notesu ili nešto kreativnije. Da li ste razmišljali o paketu dobrodošlice? Neke kompanije praktikuju ovaj pristup u zavisnosti od tipa ličnosti kojoj osoba po, na primjer, NLP načinu podjele pripada, pa je tako paket dobrodošlice sjajan za kinestetičare koji odluke donose na osnovu osjećanja i informacija u vezi sa dodirom dok bi predstavljena vizija napretka u kompaniji i lijepo pripremljeno radno mjesto obradovali vizuelne tipove a tople riječi dobrodošlice uz razgovore na kafe pauzi ili na doručku obradovali auditivne tipove gdje mogu čuti iskustva drugih kolega o radu u kompaniji.
Umanjen turnover
Employee turnover zna da bude prilično skup kada se uzmu u obzir vrijeme neophodno za popunu radnog mjesta i uložen budžet u oglašavanje i regrutaciju. Istraživanja su pokazala da su kompanije koje su primjenjivale jasan i dobro struktuiran onboarding proces imale 82% veće zadržavanje talenata. Kvalitetan onboarding podrazumijeva toplu dobrodošlicu za novozaposlenog i razvijen timeline aktivnosti u koje treba redom da stekne uvid. Razmislite o kreiranju onboardinga u formi kursa sa interaktivnim elementima (video, Q&A) ili u formi igrice ukoliko to mogućnosti dozvoljavaju. Neophodno je prije toga procijeniti u kakvom obliku procesa bi se novozaposleni najbolje osjećao. Proces treba da bude tailor-made.
Poboljšana produktivnost
Novim kolegama u kompaniji je obično potrebno oko pola godine da upoznaju procese kompletno i dostignu određeni nivo željene produktivnosti. Dizajniranjem personalizovanog onboardinga ovaj period se može skratiti. Ovdje je važno razumjeti da onboarding traje svo vrijeme u kojem se zaposleni prilagođava novom radnom mjestu, okruženju i upoznaje sa procesima. Osim upoznavanja misije i vizije kompanije neophodno je procijeniti na koji način je najbolje povezati novozaposlene sa kolegama sa kojima će svakodnevno komunicirati na poslu. Što je bolja i otvorenija kooperacija među zaposlenima i lakša razmjena informacija – posljedično je bolja i produktivnost.
STAGE 2
Idemo sada na sljedeći nivo – šta je ono najbolje što možemo izvući iz bezbroja primjera uspješnog, personalizovanog onboardinga koji su sprovedeni u mnogim kompanijama?
Nećemo govoriti o očekivanim stvarima onboardinga: pripremite lap top, notes i slično. Hajde da uvedemo neke nove ideje, osvježimo proces i budemo kreativni.
Za početak, ukoliko nijeste sigurni šta je konkretno neophodno da pripremite za nove kolege, obavite detaljan razgovor sa osobom koja je radila na toj poziciji. Kako je izgledao njihov jedan radni dan? Koje alate su koristili, koju opremu, aplikacije, programe i fizičke stvari: da li su potrebne sticky notes, da li produžni kabal treba biti blizu stola, da li sunčeva svjetlost pada tačno u ekran računara i slično. Iznenadili bi ste se šta sve može saznati a što vam može pomoći da personalizujete radno mjesto tako da bude prilagođeno potrebama novozaposlenog.
Marketing agencija Netpeak je u svoj proces onboardinga uvela jednu sjajnu stvar. Riječ je o nečemu što se zove Netpeak Pulse i predstavlja format sastanka u vidu TED razgovora na kome zaposleni ne samo da predstavljaju cifre i poslovne rezultate novim kolegama već su pažnju posvetili i razvoju i praksama koje dijele jedni sa drugima. Ovi sastanci obuhvataju i teme koje su od značaja za sve poput toga kako biti produktivan na poslu (koje su to „fore” koje svako od njih koristi) i kako generalno biti zadovoljna osoba.
U cilju zbližavanja novozaposlenih sa ostalim kolegama kompanija je uvela i sportske događaje i takmičenja. Uvezivanje onboardinga i team buildinga na ovaj način je dobar plan za upoznavanje i bolju komunikaciju među zaposlenima, pogotovo kada su nove kolege u pitanju. Pored toga mogu se uvesti još neki slični događaji u zavisnosti od toga kakvu kompanijsku kulturu želite da prikažete i koliko je to dopadljivo novim kolegama: karaoke veče, filmsko veče i slično.
Želite li da se vaši novi talenti osjećaju posebno i dobrodošlo prvog radnog dana učinite njihovo radno mjesto prijatnim i lijepim. Saznajte nešto više o novom kolegi/koleginici a što vam može pomoći da ih iznenadite: omiljena poslastica, omiljeni sok, boja, novine.. To su male-velike stvari kojima ih možete dočekati prvog dana. Kao inspiracija može poslužiti prakse Wrike kompanije koja razvija usluge za saradnju i upravljanje projektima. Kompanija ima za cilj da se njihovi zaposleni osjećaju prijatno stoga je radno mjesto novih talenata uvijek pripremljeno tako da izgleda posebno, da sadrži mali znak pažnje i, uz to, čak i ličnu šolju za kafu. Zanimljiva činjenica je da kompanija sa preko 500 zaposlenih ima tradiciju da slavi dolazak svakog 50-og zaposlenog po redu i isti obilježi balonima i sjajnom hranom. Nije izuzet ni welcome breakfast za nove kolege. Ne postoji bolji način za networking prilikom onboardinga od onog koji sadrži hranu, zar ne?
Da, zaista je sjajno napraviti lijep uvod u kompanijsku kulturu i povezati novozaposlene sa kolegama, međutim, kako je onboarding proces (ovo naglašavamo s razlogom), dobar način da budete sigurni da vaš novi kolega ne ostaje uskraćen za mnoga pitanja koja će imati tokom perioda prilagođavanja, kao dodatnu vrijednost onboardingu dodajte i work buddy-ja ovoj osobi. Neka to bude neko ko je u kompaniji već duže vrijeme i ko će znati da odgovori na pitanja vezana za procedure, organizaciju posla, posao drugih sektora i slično. Zamislite taj osjećaj kada ste novi u kompaniji i znate da vam je dodijeljen mentor koji vam može „odati” neke tajne kako da brže obavljate posao i efikasnije utrošite radno vrijeme. Važno je da work buddy bude neko ko je voljan da obavlja ovaj posao. Takođe je važno i da kompanija prepozna uložen trud ove osobe u mentorisanje novih kolega i generisanje znanja, praksi i da zna to da vrednuje.
Extra tip: Da li je vaš novozaposleni neko ko voli da čita? Uključite u njegov razvojni plan nekoliko dobrih knjiga iz industrije kojom se bavi. Pokažite da vam je jednako važan i njihov lični razvoj. Vaš novozaposleni ne voli da cita, već preferira filmove? Uradite isto kao sa knjigama, samo napravite spisak filmova ili podcast-a ili TED govora koji ga mogu inspirisati da nastavi da radi na sebi I da se usavršava za poziciju koju trenutno pokriva.
Da, sve ovo zahtijeva veliki brainstorming prije svega a zatim i puno truda. Zbog toga idemo na sljedeći nivo a to je BONUS STAGE u ovoj blog-igri personalizacije onboardinga.
BONUS STAGE
Kada smo govorili o mogućnosti kreiranja onlajn sadržaja za zaposlene, evo jedne platforme putem koje to možete uraditi – Ispring. Pored kurseva i video lekcija koje možete namijeniti novozaposlenima u procesu onboardinga, platforma omogućava i simulaciju radne pozicije kroz parametre koje unesete kao i mogućnost kreiranja kviza odnosno kratke provjere stečenog znanja. Kako je feedback novih kolega u ovom procesu izuzetno značajan za nadogradnju istog ova platforma će vam to i omogućiti.
Još jedan alat putem kojeg možete kreirati onlajn sadržaj za novozaposlene i tako im prirediti interaktivno learning iskustvo je Eduflow. Jednostavno naprvite nalog i kreirajte kurs tako što ćete dodati sadržaj, aktivnosti i video materijal ukoliko je potrebno a zatim isti proslijediti novim kolegama. Putem ovog alata možete čak pratiti i napredak novih kolega i steći značajne uvide u njihov onboarding journey.
Startinfinity nudi mogućnost kreiranja template-a za vaše nove kolege u kojima možete tačno po danima precizirati onboarding proces, naznačiti kolege sa kojima će u tom procesu biti u kontaktu, precizirati zadatke za novog kolegu kao i njegove kolege i mentore, odrediti tehničke zadatke poput: napraviti e-mail, uputiti ga u sve sektore kompanije i sl. Uz to, možete dodati neke zanimljive stavke za koje smatrate da mu mogu pomoći da se brže prilagodi novom radnom mjestu i upozna kompaniju poput: prva nedjelja – timski doručak; peti dan – neformalni razgovor sa kolegama 30min; treća nedjelja – team building i sl.
U ovoj bonus fazi u kojoj se zabavljamo učeći o platformama za personalizaciju procesa, evo jednog lijepog primjera koji kompanija PepsiCo primjenjuje kada su novozaposleni u pitanju. Pored edukativnog, onboarding proces ima i svoju tasty odliku te novozaposleni imaju mogućnost da isprobaju neke od glavnih proizvoda ove kompanije. Kako bi pokazali da im je zdravlje zaposlenih važno, svi novozaposleni dobijaju svoj fitness tracker koji im pomaže da njeguju zdrave navike.
NEW CHAPTER UNLOCKED
Na kraju ove blog-igrice, zaključak je da sve više istraživanja ide u prilog tome da je greška kreirati onboarding koji je stoprocentno isti za svaki novi talenat koji se pridruži vašem timu. Kad smo već kod istraživanja, postoji jedno koje kaže da 61% nekih od kompanija koje imaju najbolje onboarding procese u uvid istih i napredak novih talenata obavezno uključuje i menadžere. Ovaj segment se ne prepušta isključivo HR-u i u tome leži jedan mali dio uspijeha koji je zaslužan za bolji retention rate i engagement zaposlenog.
Takozvani “The Four C’s” onboardinga odnosno – četiri prakse onboardinga u kojima možete dodati elemente personalizacije su:
Compliance – odnosi se na osnovna pravila kompanije koje predstavljate novozaposlenima i na to kako ćete ih predstaviti;
Clarification – način na koji ćete osigurati da vaš novozaposleni bude svjestan svojih odgovornosti i zadataka;
Culture – način na koji ćete predstaviti formalne i neformalne norme vaše kompanije:
Connection – način na koji ćete im pomoći da se povežu sa kolegama i izgrade osjećaj pripadnosti.
Ova godina nije presudna godina za personalizaciju onboardinga iz razloga što se ovaj tailor-made način uključivanja novozaposlenih u kompanijama dešava već godinama unazad ali neka bude ona ključna u kojoj ćemo svi razumjeti da bez personalizacije nema budućnosti.
“New chapter unlocked – personalization is THE KEY” – neka to bude ona misao koju 2021. donosi kada govorimo o onboardingu.
