Umesto da se posvete važnim ciljevima, službe koje se bave ljudskim resursima često troše previše vremena na tehničke aspekte HR administracije i obračunavanja zarada i drugih primanja. HR industrija se sve više okreće softverskim rešenjima kako bi prevazišla ovaj problem.
Ko je bio naš klijent i koji su uočeni problemi?
Kompanija se bavi pružanjem usluga i ima preko 2.500 zaposlenih. Organizacione jedinice su raspoređene po celoj državi. Više od 200 rukovodioca je zaduženo za planiranje godišnjih odmora i evidentiranje odsustva i prisustva zaposlenih u organizacionim jedinicama za koje su nadležni. Služba za upravljanje ljudskim resursima je opterećena raznim administrativnim poslovima. Pored vođenja obimne dokumentacije o zaposlenima, HR služba mnogo vremena i resursa troši na prikupljanje i pripremu podataka za obračun zarada i naknada. Za svaki obračunski period prikuplja karnete od svih rukovodioca organizacionih jedinica, prekucava i proverava podatke o angažovanju svih lica. Tako pripremljene sveobuhvatne podatke prosleđuje obračunskim radnicima u finansijskom sektoru koji su zaduženi za obračunavanje zarada i naknada.
Kako smo krenuli u implementaciju?
Klijent je na samom početku izrazio želju da zameni program za obračun zarada i naknada kako bi unapredio sam proces obračuna.
Polazeći od početnog zahteva, a posle detaljne analize poslovnih procedura, ustanovljeno je da bi najpogodnije bilo uvođenje sveobuhvatnog softverskog rešenja koje zaokružuje celokupan proces od planiranja i evidentiranja angažovanja zaposlenih do obračuna zarada. Uz to klijent dobija unapređenje i drugih procesa i procedura u oblasti upravljanja ljudskim resursima. Tako bi se ispunili početni zahtevi, ali i ostvarile dodatne prednosti za klijenta:
- Automatizacija i pouzdanost administrativnih poslova, kao što su: upravljanje podacima i dokumentima, generisanje različitih izveštaja i analiza;
- Efikasna komunikacija i saradnja svih subjekata: od rukovodioca organizacionih jedinica do HR specijalista i obračunskih radnika, uz uključenje i svih drugih zaposlenih;
- Smanjenje obima administrativnog posla u HR sektoru – preraspodela aktivnosti na druge subjekte po definisanim pravilima i nadležnostima.
Kako je tekla implementacija?
Umesto prvobitno planiranih pojedinačnih programa, implementirali smo integrisanu softversku platformu OneTeam. Softver smo potpuno prilagodili organizacionoj strukturi klijenta, njihovom načinu poslovanja i specifičnostima obračunavanja zarada. Na zahtev klijenta, umesto na internetu, u ovom slučaju platforma funkcioniše na intranetu kompanije. Implementacija je trajala tri meseca.
Na ovaj način su u jednom softverskom rešenju su objedinjene funkcionalnosti: definisanje organizacione strukture, vođenje evidencija i praćenje podataka o licima i njihovom angažovanju, upravljanje pravnom dokumentacijom, distribuirani rad preko korisničkog portala za sve zaposlene, obračun zarada i naknada, izveštavanje i analiza podataka…
Delegiranje i odobravanje – U sam softver je ugrađena podrška za definisanje i realizaciju pravila za odobravanje i delegiranje poslovnih procedura i procesa na osnovu važeće organizacione strukture i hijerarhije radnih mesta. Procesi i procedure koji će biti implementirane kroz softversku platformu su unapred definisane i kao i pravila ko sve u kompaniji može da inicira određene procedure, ko ih odobrava i prati, a ko može da ima uvid u određene podatke.
Distribuirani rad i self service – Zahtev klijenta je bio i da se svi zaposleni, gde god da se nalaze, povežu i da se u skladu sa svojim nadležnostima uključe u poslove vezane za ljudske resurse. Korisnički portal OneTeam platforme im je to omogućio i preko njega sada zaposleni dele informacije, učestvuju u administriranju svojih podataka, kreiraju raznovrsne zahteve i prate njihovu obradu i realizaciju. Na ovaj način je značajan deo tehničkog posla koji je ranije obavljala služba upravljanja ljudskim resursima prešao na same zaposlene i njihove nadređene, a zaposleni u HR službi su uključeni u procese samo u meri u kojoj je to stvarno potrebno.
Podaci na jednom mestu i automatizacija obrade – Budući da je ne-efikasnost dosadašnjeg načina rada jednim delom proizlazila iz segmentiranosti softverskih rešenja koja su korištena u HR procesima, trebalo je obezbediti veću pouzdanost podataka i njihovu efikasniju razmenu i obradu. U implementiranom rešenju svaki podatak ili njegova izmena se unosi samo na jednom mestu. Automatski, posle odobravanja, ažurni podaci postaju vidljivi za sve korisnike sistema i za dalje programske obrade, izveštaje i analize. Sva druga ranije korištena softverska rešenja koja su zadržana i kao deo novog sistema su integrisana i obezbeđena je adekvatna razmena podataka.
Obračun zarada i naknada – Na zahtev klijenta, proces obračunavanja zarada je maksimalno ubrzan i automatizovan. Sam algoritam obračuna je prilagođen specifičnim potrebama klijenta u delu načina računanja minulog rada, obračuna proseka za bonuse i regrese i tretmana hroničnih bolesnika i invalida druge kategorije, dok sam softver obezbeđuje da obračunavanje zarada uvek bude usklađeno sa važećom zakonskom regulativom bez obzira na ove izmene. Nakon realizacije obračuna poreske prijave i nalozi za plaćanje se generišu u elektronskom obliku kao i nalozi za knjiženje koji se eksportuju računovodstveni softver.
Ostvareni rezultati
| Implementacijom OneTeam softverske platforme, obavljanje poslova vezanih za upravljanje ljudskim resursima i obračun zarada je višestruko ubrzano, olakšano i unapređeno. Rešenje je omogućilo da se poslovne procedure i procesi značajno automatizuju, optimizuju i povežu, da se poslovi efikasno preraspodeljuju i da ceo sistem bude pouzdan i transparentan. |
Koji su poslovni procesi i procedure klijenta unapređeni?
Planiranje i evidentiranje godišnjih odmora je postalo brže i efikasnije. Kada pomoću softvera rukovodilac kreira i nadležni odobre plan godišnjeg odmora, automatski se generišu rešenja za godišnji odmor i odgovarajući podaci se upisuju u evidenciju vremena kada će pojedini zaposleni biti odsutni.
Olakšano je prijavljivanje i evidentiranje odsustva zaposlenih. Svaki zaposleni može preko portala da generiše zahtev za odsustvo bilo koje vrste (deo godišnjeg odmora, plaćeno ili neplaćeno odsustvo, bolovanje…). Nakon što nadležni pomoću softvera odobre taj zahtev, automatski se formiraju rešenja i odgovarajući podaci se upisuju u potrebne evidencije. Zaposleni može sve vreme da prati tok procedure i da vidi trenutni status svog zahteva.
Evidencije angažovanja lica su postale dostupne u realnom vremenu. Rukovodilac, za zadati period i samo za organizacione jedinice za koje je nadležan, uvek ima uvid u sve ažurne podatke o angažovanju i odsustvima zaposlenih. Bez obzira na to ko je izvor podataka ili inicijator njihovih izmena (sam rukovodilac, HR služba ili drugi zaposleni), podaci se automatski osvežavaju za sve ovlašćene subjekte.
Postignuto je drastično smanjenje potrebnog vremena za formiranje obračuna zarada i naknada. Nema više potrebe da HR služba prikuplja karnete, ni da podatke ručno prekucava i dodatno obrađuje. Na kraju obračunskog perioda je samo potrebno da se provere automatski objedinjene evidencije o angažovanju lica u svim organizacionim jedinicama. Nakon konačne verifikacije ovi podaci se automatski koriste za obračun zarada i naknada.
Vođenje podataka o zaposlenim licima je olakšano. Svaki zaposleni preko portala može da generiše zahtev za izmenu svojih podataka u kadrovskoj evidenciji. Na primer, u slučaju prelaska na viši stepen stručne spreme, lice pomoću komande na portalu popunjava potrebne podatke i prilaže svoju diplomu u elektronskom obliku. Kada nadležni pomoću softvera verifikuju zahtev, podaci se automatski ažuriraju u kadrovskoj evidenciji.
Izdavanje izveštaja i potvrda za zaposlene više ne opterećuje HR službu. Pomoću komandi na portalu svako lice može da dobije različite izveštaje i potvrde, kao što su na primer: obračunske liste, potvrde o plaćenim porezima i doprinosima i sl. Više nije potrebno da zaposleni zahteve dostavljaju raznim službama i da onda čekaju na njihovu obradu i odgovor.
Postignuti efekti
|
Autor teksta: Privredni savetnik – Informacione tehnologije doo
